Отношения на расстоянии: искусство эффективной коммуникации

Вопрос удаленности в последнее время стоит очень остро, как в самих компаниях разработчиков, так и при выборе подрядчика. Ведь мир давно изменился и перешел в онлайн. Нам стали доступны удаленные звонки и видеоконференции, дешевая сотовая связь и интернет, мощные мобильные гаджеты и мессенджеры для моментального обмена сообщениями, но проблемы коммуникаций остались прежними. Если люди сидя лицом к лицу не всегда понимают друг друга, то что говорить об удаленном взаимодействии?! Часто удаленные команды не выбирают, потому что:

• Мешает разница во времени. Например, Москва и Сибирь имеют разницу почти в половину рабочего дня. Когда в Москве кипит вечерний час пик, Сибирь уже засыпает.
• Нет личного контакта. Иногда кажется, что если не побеседовать лично, не пожать руку и не заглянуть в глаза, то проект обречен на провал.
• Сложно и долго пересылать физические материалы и документы. Особенно если речь идет про проект со сложной аппаратно-программной архитектурой.

И не смотря на то что у нас есть крутой инструментарий, который позволяет сделать удобным любое удаленное общение, далеко не все решаются на работу с такой командой, даже если это сулит значительную экономию без потери в качестве. Стоит задуматься, наверное, дело уже не в самих инструментах, а в подходе.

Ответьте честно всего на три простых вопроса:

1. Сколько раз для вас создавали видео-конференцию с полным составом удаленной команды, чтобы познакомиться? Сколько раз вам посылали фото команды и представляли каждого по отдельности? 
2. Сколько раз предлагали решения, вместо того, чтобы задавать вопросы?
3. И в конце концов, сколько раз вас заранее предупреждали о том, что на следующей неделе во вторник будет готова часть работ, чтобы вы запланировали время ознакомиться с результатом?

Если на каждый из них вы ответили "ни разу", то это повод задуматься, правильную ли команду вы себе выбрали.

Умение эффективно коммуницировать устно и письменно стало критически важным сегодня для успешного ведения бизнеса. И нам, команде digital-агентства, и заказчику важно знать правила и уметь их эффективно применять, чтобы все получали выгоду от такого сотрудничества. Я хочу поделиться своим опытом, который позволяет мне и моей команде успешно завершать удаленные проекты в срок. Мы называем это "проектным этикетом".

Знакомство с командой

Самое первое, что стоит сделать при старте нового проекта, — это познакомиться с командой партнеров. Как я писала выше, это заменяет рукопожатие и взгляд в глаза, успокаивает и настраивает на продуктивную волну общения. Подрядчик больше не простой голос в телефоне или текст в письме, команда разработчиков приобретает облик живых людей, а это очень важно.

Повторение — мать ученья

Самое простое правило из всех, которое позволяет проверить то, как вы с партнерами понимаете друг-друга. Повторите чужую мысль голосом и спросите: "Правильно ли я вас понимаю, что…". Убедившись в том, что поняли друг друга верно, вы синхронизируетесь с собеседником и будете настроены на одну волну.

Выяснение требований

• Получив заполненный бриф проекта и частичное ТЗ, не стоит формировать огромный список вопросов заказчику, хотя так проще поступить. Эффективней будет сразу предлагать несколько рабочих решений. Важно не забывать, что это мы специалисты в своей области и к нам обратились за профессиональной помощью, поэтому чаще всего у заказчика не будет ответов на наши вопросы. Такой проактивный подход поможет избежать ненужной траты времени и сразу поставить проект на правильные рельсы.
• Далеко не всегда огромные письма эффективны. Во-первых, заказчик пугается большого количества текста и часть вопросов вообще может пропустить. Во-вторых, написание огромного письма и ожидание ответа сразу влечет потерю времени, что иногда может быть очень критично для проекта со сжатыми сроками. Поэтому проще позвонить, это позволит еще раз скорректировать видение, получить ответы на вопросы и дать понять, что все идет по плану!
• Более динамическое движение по проекту со звонками вместо писем влечет больший поток информации от заказчика и от команды. Чтобы не потерять часть информации после звонка, необходимо фиксировать все принятые решения и высылать резюме звонка на всех участников команды. Потому что иначе к концу проекта дойдет модифицированная мысль заказчика и никто уже не вспомнит, почему все сложилось именно так. Лучшая практика, конечно, сразу оформлять все в ТЗ.

Презентация результата

При планировании работ стоит заранее предупредить заказчика о том, что к определенному сроку будет получен некоторый результат, чтобы он смог выкроить время на приемку. Ведь редко кто берет отпуск или увольняется с работы ради будущего продукта :)

Пара слов о развитии

И в завершении, часто ли подрядчик высказывает свои мысли, когда видит уже сформированный проект и некоторые недостатки в нем? Мы ценим открытость, поэтому открыто предлагаем свои идеи по улучшению, даже если они находятся за рамками наших компетенций. К таким комментариям стоит прислушаться, ведь именно эта команда работала над вашим продуктом и искренне болеет за него, знает все узкие места и точки роста.

Степан Волков,
генеральный директор Improve Group:

"Все это — элементарные правила, которые, тем не менее, не соблюдают в 95% российских компаний. Я не только про удаленных подрядчиков. По факту навыки эффективной коммуникации важны и тем, кто работает с вами в одном городе. Все вышеописанное мы в Improve Group вырабатывали постепенно, с опытом. Мы действительно ценим умение эффективно общаться и уделяем много внимания развитию этих компетенций, и это не остается без внимания наших клиентов. Бывали случаи, когда именно из-за неспособности строить коммуникации в онлайне клиенты отказывались от сотрудничества с другими агентствами и обращались к нам".

В заключении хочется сказать, что это не окончательный список. Мы определили эти правила и пользуемся ими, стараясь не нарушать. Очень хорошо, если у вашего подрядчика есть свой подобный список, ведь достичь максимального результата можно множеством различных способов. Просто важно, чтобы этот список был, тогда работа с командой будет комфортней и эффективней, каждый этап работ по проекту будет с ожидаемыми сроками и результатами, а значит и весь проект в целом.

Автор статьи: Дарья Ахмерова,
Менеджер мобильных проектов
в Improve Digital

Понравилась статья? Поделитесь с коллегами и друзьями: