iPad-приложение для конференции TEDxNovosibirsk

Объяснить основы теории фракталов на примере древнегреческих орнаментов или продемонстрировать современное искусство с помощью танца под аккомпанемент бит-бокса — это формат конференций TED, организаторы которых считают, что о любой идее, достойной распространения, можно рассказать понятно, живо и интересно. Эту концепцию они стремятся транслировать на все, что так или иначе связано как с самой конференцией, так и с процессами её организации.

Поэтому, став digital-партнерами TEDxNovosibirsk, мы в первую очередь привели в порядок систему регистрации участников — долгое ожидание гостей в очереди на входе конечно же противоречит принципам TED. Оказалось, мобильное приложение может значительно упростить жизнь организаторам, волонтерам и посетителям конференции. Вот как это было.

Ключевые задачи:

•  Максимально ускорить процесс регистрации гостей;
•  Уйти от аналоговых решений, поддержав статус конференции как современной и технологичной;
•  Составить единый отчетный список участников.

Аня Дворникова,
эксперт по event management

«С одной стороны, очередь — это прекрасно. Это пока что единственная простейшая форма самоорганизации большого количества людей. Ведь согласитесь, лучше стоять в очереди, пусть и длинной, чем посреди неуправляемой толпы? С другой стороны, в очередях стоять никто не любит».

Подход:

Чтобы минимизировать бюрократическую составляющую, мы отказались от устаревшей формы бумажных списков в пользу мобильного iPad-приложения.

На рынке уже существует множество решений, но проанализировав их все, мы решили что, во-первых, все они перегружены функционалом и сложны в использовании, во-вторых, TED — особенный бренд, его ценности: простота и доступность, значит нужно свое приложение, которое поддержит эти идеи.

Решение:

Меньше чем за две недели мы разработали минимально необходимый функционал, в результате на порядок ускорив весь процесс. С помощью приложения волонтеры могли:

• найти нужного гостя в базе;
• поставить отметку о прибытии;
• занести в базу новых участников;
• добавить их email и комментарий с дополнительной информацией

— все это стало возможно сделать за несколько секунд. Пользуясь поиском внутри приложения найти нужного человека гораздо быстрее, чем в распечатанном списке на несколько страниц.

Чтобы избежать путаницы (среди гостей могут быть однофамильцы, семейные пары или друзья, зарегистрировавшиеся на один email), из нескольких идентификаторов пользователя мы выбрали ключевые: имя, фамилию и email.

Так как список теперь не один единственный, как священный грааль, а доступен каждому организатору с мобильного устройства, появилась возможность разбить одну очередь на несколько, пропорционально снизив время ожидания.

Незадолго до назначенного дня мы разослали всем гостям письма с инструкциями, чтобы они не терялись, увидев вместо привычного списка нескольких волонтеров с iPad, и точно знали, как проходит процедура регистрации. Это тоже помогло сделать процесс более организованным.

На этом польза приложения не исчерпана — данные с нескольких устройств были собраны в один файл, и пригодились организаторам для анализа статистики уже после конференции, чтобы сделать следующее событие еще лучше.

В результате гости сэкономили кучу времени и нервов, а конференция стала по-настоящему современной и технологичной.

Это всего лишь один из множества примеров эффективных красивых решений, реализованных нашей командой. Если вы организуете TEDx в своем городе или близкое ему по духу событие, мы с удовольствием поделимся своим опытом и поможем разработать соответствующие вашему формату инструменты, пишите нам! [email protected].